De indiening van een klacht kan mondeling of schriftelijk bij één of meer leden van het Bestuur (verder te noemen Klachtencommissie) en bevat een omschrijving van de gebeurtenissen voorafgaande en tijdens het door de klager gestelde ongewenste gedrag onder vermelding van de personalia van de aangeklaagde. Indien het een klacht over het bestuur betreft kan er een van het Bestuur onafhankelijke Klachtencommissie geïnstalleerd worden.
De Klachtencommissie bevestigt per omgaande de ontvangst van de klacht aan de klager en zorgt ervoor dat de aangeklaagde op de hoogte wordt gesteld van het feit, dat er een klacht tegen hem of haar is ingediend.
Klachten, die naar de mening van de Klachtencommissie niet tot haar competentie behoren, worden niet in behandeling genomen. De Klachtencommissie stelt de klager hiervan op de hoogte.
Binnen twee weken na ontvangst van de klacht wordt klager in de gelegenheid gesteld zijn of haar klacht mondeling toe te lichten ten overstaan van de Klachtencommissie. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat in afschrift aan de klager en aangeklaagde wordt gezonden. De klager heeft te allen tijde de mogelijkheid de klacht in te trekken.
De aangeklaagde wordt in de gelegenheid gesteld zich binnen twee weken na ontvangst van het verslag schriftelijk of mondeling te verweren ten overstaan van de Klachtencommissie. Een afschrift van het schriftelijk verweer zal aan de klager worden verstrekt. Van een mondeling verweer wordt een verslag gemaakt, dat in afschrift aan de aangeklaagde en klager wordt gezonden.
Binnen zes weken na indiening van de klacht brengt de Klachtencommissie een met redenen omkleed advies uit aan de voorzitter van het Bestuur van SV Helios over de gegrondheid van de klacht en de eventueel te nemen maatregelen.
Het Bestuur van de SV Helios kan de volgende maatregelen opleggen:
1. waarschuwing
2. tijdelijke schorsing
3. royement
4. beëindiging van de arbeidsovereenkomst
5. beëindiging van het bestuurslidmaatschap
6. ontzegging van de toegang tot de vereniging
7. andere door de Klachtencommissie te adviseren maatregel
Binnen twee weken na het uitbrengen van het advies neemt het Bestuur van SV Helios een beslissing. Via de voorzitter van het Bestuur ontvangen de klager en de aangeklaagde een exemplaar van de met redenen omklede beslissing. De Klachtencommissie ontvangt een afschrift van deze beslissing. Indien de aard van een klacht zulks rechtvaardigt, kan de Klachtencommissie klager alsmede het Bestuur de aanbeveling doen aangifte te doen.
De leden van de Klachtencommissie hebben een geheimhoudingsplicht ten opzichte van al hetgeen hen in de hoedanigheid van lid van de commissie is toevertrouwd.
De Klachtencommissie is te bereiken via Bestuur@svHelios.nl